Wie funktionieren Rügen im Vergabeverfahren?

Eine Rüge im Vergabeverfahren ist ein zentrales Instrument des vergaberechtlichen Rechtsschutzes, das Bietern und Bewerbern zur Verfügung steht, um gegen Verstöße im Vergabeverfahren vorzugehen. Bei einer Rüge handelt es sich um eine formlose Beschwerde gegen Verstöße eines bestehenden Vergabeverfahrens, die an den entsprechenden Auftraggeber gerichtet wird.

Wichtig zu wissen: Der Nachprüfungsantrag ist, abgesehen von wenigen Ausnahmefällen, von vornherein unzulässig, wenn ein Bewerber oder Bieter das Vergabe-Unrecht nicht zuvor gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat. Die Rüge ist somit eine unverzichtbare Voraussetzung für ein späteres Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer.

Die gesetzliche Grundlage für die Rüge findet sich in § 160 Abs. 3 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Mit der Rüge soll der Vergabestelle die Selbstkorrektur von Verfahrensverstößen im frühestmöglichen Stadium ermöglicht werden. Gleichzeitig wahren Bieter hierdurch ihre Rechte und halten sich die Möglichkeit offen, gegebenenfalls ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten.

Anspruchsgrundlage für Bieter

Unternehmen haben gemäß § 97 Abs. 6 GWB einen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren einhält. Dieser Anspruch bildet die rechtliche Basis für die Erhebung einer Rüge bei festgestellten Verstößen.

Die Einhaltung der Rügefristen ist absolut kritisch für den Erfolg Ihres Rechtsschutzes. Es gelten unterschiedliche Fristen je nach Art des Verstoßes:

10‒Tage‒Frist für erkannte Verstöße Sie müssen die Rüge innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach positiver (tatsächlicher) Kenntnis des Verstoßes erheben. Diese Frist beginnt, sobald Sie tatsächlich Kenntnis von den Tatsachen haben, die den Vergaberechtsverstoß begründen.

Achtung: Ein Verstoß gilt grundsätzlich dann als erkannt, wenn nach der subjektiven Einschätzung des Bieters ein Vergabeverstoß vorliegt. Die Rechtsprechung knüpft dabei an objektive Kriterien wie "Durchschnittsbieter" und "sorgfältiges Handeln" an.

Frist bis zum Ende der Bewerbungs‒/Angebotsfrist Bei Vergabeverstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, muss die Rüge spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist erhoben werden. Diese Regel verhindert, dass Bieter strategisch erst spät im Verfahren Einwände erheben, obwohl sie deutlich früher hätten reagieren können.

Konsequenzen bei Fristversäumnis Eine verspätete Rüge führt zur Präklusion, das bedeutet, dass Sie sich vor der Vergabekammer nicht mehr erfolgreich auf den Vergabeverstoß berufen können. Der Verlust Ihrer Rechtsschutzmöglichkeit ist damit praktisch besiegelt

Formale Anforderungen Eine gute Nachricht vorweg: In § 160 Abs. 3 GWB gibt es keine Regelung, wie eine Rüge zu erfolgen hat. Sogar eine telefonische Rüge ist ausreichend, denn ein Muss für die schriftliche Form gibt das Gesetz nicht vor.

Praxistipp: Trotz fehlender Formvorschrift sollten Sie die Rüge stets schriftlich (per E-Mail, Fax oder Brief) einreichen. Dies dient der Beweissicherung und Dokumentation.

Inhaltliche Anforderungen Ihre Rüge muss folgende Elemente enthalten: 1. Klare Beanstandung: Der Auftraggeber muss erkennen können, dass Sie sein Vorgehen beanstanden 2. Konkrete Sachverhaltsdarstellung: Beschreiben Sie präzise, welchen Verstoß Sie sehen 3. Bezeichnung des Verstoßes: Benennen Sie den konkreten Vergabeverstoß (z.B. "zu kurze Frist", "unzulässige Eignungskriterien") 4. Abhilfeverlangen: Machen Sie deutlich, dass Sie eine Korrektur erwarten

Wichtig: Das Wort "Rüge" muss nicht erwähnt werden, damit sie als Rüge erkennbar ist. Entscheidend ist, dass der Beanstandungscharakter deutlich wird.

Beispielformulierung Eine effektive Rüge könnte folgendermaßen formuliert sein:

"Sehr geehrte Damen und Herren, wir beziehen uns auf die Ausschreibung [Bezeichnung] vom [Datum]. Nach unserer Prüfung der Vergabeunterlagen stellen wir mit Befremden fest, dass die in Ziffer 3.2 geforderte Referenzbedingung gegen das Vergaberecht verstößt, da sie unverhältnismäßig und nicht auftragsbezogen ist. Wir fordern Sie daher auf, die Vergabeunterlagen bis zum [Datum] entsprechend zu korrigieren und allen Bietern zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie der Rüge nicht abhelfen, behalten wir uns vor, ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten."

Viele Bieter sind unsicher, wann sie eine Bieterfrage stellen und wann sie rügen sollten. Die Unterscheidung ist wichtig:

Bieterfrage Bieterfragen dienen zur Aufklärung unklarer, missverständlicher oder womöglich fehlender Vorgaben und Regelungen. Sie werden gestellt, wenn Sie etwas nicht verstehen oder mehr Informationen benötigen.

Beispiel: "Welche konkrete Reaktionszeit meinen Sie mit 'schnelle Reaktionszeit' in Abschnitt 5?"

Rüge Eine Rüge stellt die Beanstandung eines erkannten Vergaberechtsverstoßes dar. Sie wird erhoben, wenn Sie einen Rechtsverstoß erkannt haben.

Beispiel: "Die Angebotsfrist von 20 Tagen unterschreitet die gesetzlichen Mindestfristen und verstößt gegen § 15 VgV."

Praxistipp: Eine Rüge kann durch eine Frage zur Aufklärung des Sachverhalts vorbereitet werden; aber Vorsicht: Durch eine Frage dokumentieren Sie, dass Sie sich mit den Vergabeunterlagen bereits befassen, daher beginnt gegebenenfalls die Rügefrist zu laufen.

Nach Eingang Ihrer Rüge hat der Auftraggeber mehrere Handlungsoptionen:

1. Abhilfe schaffen Der Auftraggeber hat die Möglichkeit und sollte Ihre Rüge berechtigt sein muss diese auch ergreifen, die Vergabeunterlagen zu korrigieren. Die korrigierten Unterlagen müssen allen Bietern übersandt werden (Gleichbehandlungsgebot). Geschieht dies kurz vor Ablauf der Angebotsfrist, muss der Auftraggeber die Frist entsprechend verlängern.

2. Nichtabhilfe Wenn die Vergabestelle die Rüge ablehnt, können Bieter einen Nachprüfungsantrag stellen. 15 Tage nachdem der öffentliche Auftraggeber nicht der Rüge abhilft, kann der Nachprüfungsantrag gestellt werden.

3. Keine Reaktion Ein Auftraggeber kann die Rüge reaktionslos lassen, was in der Praxis jedoch selten vorkommt. Es schützt auch nicht vor Nachprüfungsverfahren, denn dieses setzt eine Beantwortung der Rüge nicht voraus.

Wenn der Auftraggeber Ihrer Rüge nicht abhilft, steht Ihnen der Weg zum Nachprüfungsverfahren offen. Das Nachprüfungsverfahren schützt Bieterrechte, wenn Auftraggeber vergaberechtliche Regeln verletzen. Es dient der schnellen, effektiven Kontrolle laufender Vergabeverfahren. Ziel ist nicht Schadensersatz, sondern die Korrektur des Vergabeablaufs.

Fristen für den Nachprüfungsantrag Oberhalb der EU-Schwellenwerte hat ein Bieter nach der Nichtabhilfemitteilung 15 Kalendertage (bzw. 10 Kalendertage bei Vorabinformation nach § 134 Abs. 2 GWB) Zeit, um bei der Vergabekammer einen Nachprüfungsantrag einzureichen. Festgestellte Fehler führen zur Aufhebung einzelner Entscheidungen oder zur Wiederholung von Wertungs- oder Verfahrensschritten.

In gravierenden Fällen kann die gesamte Ausschreibung aufgehoben werden. Der Zuschlag kann untersagt werden, solange das Verfahren läuft.

Es fallen Gebühren der Vergabekammer sowie eigene Anwaltskosten an. Bei Unterliegen tragen Antragsteller regelmäßig die Kosten. Wirtschaftlich abwägen ist wichtig, insbesondere kurz vor geplantem Zuschlag.

Achtung: Ein verspäteter Nachprüfungsantrag ist unzulässig und führt zur Zurückweisung.

Der Blick aufs Ganze: Die Rüge ist der erste Schritt einer zweistufigen Rechtsschutzkette: Zunächst geben Sie dem Auftraggeber die Chance zur Selbstkorrektur. Nur wenn diese nicht erfolgt, können Sie den Weg zum Nachprüfungsverfahren beschreiten. Dieses System dient der Verfahrensbeschleunigung und verhindert unnötige Eskalationen vorausgesetzt, Sie nutzen die Rüge rechtzeitig und richtig.

Abschließende Empfehlung: Scheuen Sie sich nicht, bei erkannten Vergabeverstößen zu rügen. Es ist Ihr gutes Recht und oft der einzige Weg, faire Wettbewerbsbedingungen durchzusetzen. Gleichzeitig sollten Sie die Rüge mit Augenmaß einsetzen: Nicht jede Kleinigkeit rechtfertigt eine Rüge, und nicht jede Rüge lohnt den Aufwand eines späteren Nachprüfungsverfahrens.

Wägen Sie Chancen und Risiken ab, ziehen Sie bei komplexen Fragen frühzeitig vergaberechtliche Expertise hinzu und handeln Sie stets professionell. So verstanden ist die Rüge ein wertvolles Werkzeug zur Gestaltung fairer Vergabeverfahren zum Nutzen Ihres Unternehmens, zur Stärkung des Wettbewerbs und zur Qualitätssicherung der öffentlichen Beschaffung insgesamt. Disclaimer. Dieser Artikel basiert auf Recherchen zu aktuellen vergaberechtlichen Rahmenbedingungen, Best Practices aus der Unternehmenspraxis und Erfahrungen aus hunderten Vergabeverfahren. Stand: November 2025

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Bei konkreten rechtlichen oder strategischen Fragen konsultieren Sie bitte spezialisierte Berater.