So verstehen Sie Wertungskriterien richtig – und gewinnen mehr öffentliche Aufträge
Ein Praxisleitfaden für erfolgreiche öffentliche Ausschreibungen
Warum Wertungskriterien entscheidend sind
Öffentliche Ausschreibungen unterliegen dem Grundsatz der Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung. Diese Prinzipien spiegeln sich in der Ausgestaltung der Zuschlagskriterien wider. Dabei ist es für Bieter erfolgskritisch, die Kriterien nicht nur formal zu erkennen, sondern sie systematisch zu analysieren, zu interpretieren und auf die eigene Angebotsstrategie anzuwenden.
Denn: In den meisten Fällen wird nicht der billigste Anbieter beauftragt, sondern der wirtschaftlichste. Entscheidend ist deshalb, die Logik der Bewertung zu verstehen und gezielt zu bedienen.
Begriffliche Grundlage: Was sind Wertungskriterien?
Zuschlagskriterien regeln die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots im Sinne von § 127 GWB. Diese Bewertung erfolgt auf Grundlage der in der Vergabeunterlage genannten Kriterien und Gewichtungen. Rechtlich maßgeblich sind unter anderem:
§ 127 GWB – Zuschlagskriterien
§ 58 VgV – Zuschlagskriterien bei Liefer‒ und Dienstleistungen
§ 16d EU VOB/A – Zuschlagswertung im Baubereich
Zulässige Kriterien sind neben dem Preis insbesondere Qualität, funktionale Merkmale, Umweltfreundlichkeit, Betriebskosten, Liefer‒ oder Ausführungsfristen, Kundendienst, technische Leistungsfähigkeit oder soziale Aspekte.
Aufbau und Form der Wertung
Je nach Vergabestelle und Verfahrensart werden unterschiedliche Wertungsmodelle angewendet. Die häufigsten:
a) Reine Preiswertung (Preis = 100 %)
Kommt vorrangig bei einfachen Leistungen oder Rahmenverträgen zum Einsatz. Hier besteht kein Spielraum für qualitative Differenzierung – diese Verfahren sind i.d.R. strategisch unattraktiv.
b) Preis‒Leistungs‒Wertung (Mischkalkulation)
Das gängige Modell: Preis wird z. B. mit 40–60 % gewichtet, die restlichen Punkte entfallen auf qualitative Merkmale.
c) Matrix‒/Punktesysteme
Jedes Kriterium wird mit einer maximal erreichbaren Punktzahl belegt. In der Matrix werden die Anforderungen konkret beschrieben (z. B. „Nachweis ISO 14001 = 5 Punkte“). Je nach Erfüllungsgrad werden Punkte zugeteilt.
d) Nutzwertanalyse (scoring based)
Oft bei komplexeren Dienstleistungen angewendet, bspw. Gebäudereinigung, Sicherheit, Sozialleistungen oder IT‒Projekte. Hier fließen mehrere Unterkriterien mit Gewichtung ein. Bieter müssen diese Inhalte vollständig und adressatengerecht aufbereiten.
Vorgehensweise zur Bewertung von Zuschlagskriterien
1. Kriterien vollständig erfassen
Wertungskriterien und Unterkriterien sind häufig über mehrere Dokumente verteilt (Leistungsbeschreibung, EVB, Bewertungsmatrix, Formblätter). Alles muss zusammengeführt werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
2. Unterscheiden zwischen Mindestanforderung und Wertungskriterium
Mindestanforderungen sind Ausschlusskriterien. Sie müssen erfüllt, aber nicht bewertet werden. Bewertet wird nur, was darüber hinausgeht. Die Abgrenzung ist entscheidend.
3. Analyse der Gewichtung
Beispiel:
Preis: 40 %
Qualität des Umsetzungskonzepts: 25 %
Umweltstandards: 15 %
Personalkonzept: 20 %
Ein Preisunterschied von 2 % kann durch eine Differenz von 5–10 Punkten bei einem Konzeptkriterium leicht kompensiert werden. Daher ist die Investition in ein inhaltlich starkes Konzept oft wirtschaftlich sinnvoller als rein kostenorientierte Kalkulation.
4. Formale vs. inhaltliche Bewertung
Viele Vergabestellen bewerten formale Nachweise („liegt vor – ja/nein“), zunehmend aber auch inhaltliche Substanz, etwa:
Umsetzbarkeit und Plausibilität
Passung zur Leistungsbeschreibung
Nachvollziehbarkeit des Konzepts
Erfahrung und Referenzen
Qualitätssicherungsprozesse
Typische Wertungskategorien im Dienstleistungsbereich (z. B. Gebäudereinigung)
Wie erkenne ich, was wirklich zählt?
In der Ausschreibung finden Sie meistens eine Bewertungsmatrix oder eine Tabelle mit Kriterien und Punktzahlen. Achten Sie dabei auf:
Gewichtung: Wieviel Prozent zählen Preis, Konzept, Qualität etc.?
Unterkriterien: Gibt es Details wie „Nachweis ISO 9001 = 5 Punkte“?
Bewertungsart: Wird nach „ja/nein“ oder nach „Qualität“ bewertet?
Tipp: Rechnen Sie sich aus, wo Sie viele Punkte holen können, ohne beim Preis alles zu verlieren. Das lohnt sich.
Was Sie in Ihrem Angebot zeigen sollten
Öffentliche Stellen wollen vor allem Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit. Wer diese glaubhaft darstellt – und dabei ihre Sprache spricht – hat Vorteile.
Achten Sie auf:
Klare, nachvollziehbare Konzepte – kein Text‒Wirrwarr
Nachweise, die das Gesagte belegen (Zertifikate, Schulungspläne etc.)
Sprache des Auftraggebers – Begriffe aus der Leistungsbeschreibung übernehmen
Punktesystem verstehen – und gezielt auf Höchstpunktzahl hinarbeiten
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Viele Angebote verlieren Punkte, weil sie:
die Kriterien nur oberflächlich lesen
Konzepte nicht konkret beschreiben
wichtige Nachweise vergessen
nur auf den Preis setzen – obwohl es eine Mischung aus Preis & Qualität ist
Vermeiden Sie das, indem Sie jedes Kriterium einzeln prüfen und bewusst bedienen.
Wer die Kriterien versteht, gewinnt auch ohne Billigpreis...
„Als unser Familienunternehmen 2007 vor der Insolvenz stand und wir mit 55 Mitarbeitenden einen entscheidenden Auftrag verloren, wusste ich: So darf es nicht enden. Ich habe Tag und Nacht Ausschreibungen analysiert, gelernt, verglichen, optimiert – bis ich verstanden habe, wie man sie gewinnt. Heute gewinnen wir jede dritte Ausschreibung. Weil ich nie wieder machtlos zusehen wollte.“
Philipp Schmitz
Gründer von Bietercoach und Experte für Kalkulationen
Wenn es schnell gehen muss..
Ob rechtliche Unsicherheiten, strategische Überlegungen oder Kalkulationsfragen – wir wissen, dass es bei Ausschreibungen oft schnell gehen muss.
Wir wollen nicht nur, dass Sie Aufträge gewinnen. Wir wollen, dass Sie sie erfolgreich halten.
Viele Anbieter begleiten Sie bis zur Angebotsabgabe – danach sind Sie allein. Nicht bei uns.
Wir haben verstanden, dass der eigentliche Erfolg nach dem Zuschlag beginnt: in der Umsetzung, im Reporting, im Umgang mit Vergabestellen, im Vertragsmanagement.
Deshalb bieten wir nicht nur Ausschreibungsstrategie – sondern auch:
Vertragsbegleitung über den gesamten Lebenszyklus
Von der Erstimplementierung über Nachverhandlungen bis zur Verlängerung
Digitale Abbildung Ihrer Leistungsverpflichtungen
→ z. B. über Tools wie WS Operator, Qualitätsaudits, Einsatzplanung
