Was sind Vergabezyklen?

Kennen Sie das Phänomen: Monatelang herrscht Flaute bei öffentlichen Ausschreibungen in Ihrer Branche und plötzlich werden innerhalb weniger Wochen drei bis fünf große Aufträge gleichzeitig ausgeschrieben?

Willkommen in der Realität der Vergabezyklen einem oft unterschätzten, aber geschäftskritischen Faktor im öffentlichen Auftragswesen. Vergabezyklen bezeichnen die zeitlichen Muster und Rhythmen, nach denen öffentliche Aufträge ausgeschrieben, vergeben und wieder neu ausgeschrieben werden. Diese Zyklen sind keine zufälligen Erscheinungen, sondern folgen rechtlichen, haushaltsrechtlichen und organisatorischen Logiken, die jedes auf öffentliche Aufträge spezialisierte Unternehmen kennen und strategisch nutzen sollte.

1. Phase: Vertragsende nähert sich (12‒18 Monate vor Vertragsende) Auftraggeber beginnt mit interner Bedarfsermittlung Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen Budgetplanung für neue Vertragsperiode

2. Phase: Ausschreibung (6‒12 Monate vor Vertragsende) Veröffentlichung der Bekanntmachung Bieterfragen und Angebotserstellung Angebotsbewertung und Zuschlagserteilung

3. Phase: Vertragslaufzeit (typisch 2‒5 Jahre) Leistungserbringung Möglicherweise Vertragsverlängerungen (falls vereinbart) Vorbereitung auf nächste Ausschreibung

4. Phase: Übergang (letzter Monat der Vertragslaufzeit) Übergabe an neuen Auftragnehmer (bei Bieterwechsel) Oder nahtlose Fortsetzung (bei Zuschlag an bisherigen Auftragnehmer)

Die Länge eines vollständigen Zyklus wird maßgeblich durch die Vertragslaufzeit bestimmt, die wiederum rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen unterliegt.

Die Vertragslaufzeiten im öffentlichen Auftragswesen werden durch verschiedene rechtliche Vorgaben beeinflusst, die unmittelbar auf die Vergabezyklen wirken:

Rahmenvereinbarungen: Die 4‒Jahres‒Regel Bei Rahmenvereinbarungen, die im EU-Vergaberecht eine zentrale Rolle spielen, gilt gemäß § 21 Abs. 6 VgV eine grundsätzliche Höchstlaufzeit von vier Jahren. Nur in begründeten Sonderfällen, etwa bei ungewöhnlich hohen Entwicklungskosten oder Investitionen, kann diese Frist überschritten werden.

Diese 4-Jahres-Regel führt dazu, dass viele öffentliche Aufträge insbesondere bei Dienstleistungen und Lieferungen in einem relativ vorhersehbaren 4-Jahres-Rhythmus neu ausgeschrieben werden.

Beispiel: Eine Kommune schließt im Januar 2022 eine Rahmenvereinbarung über IT-Dienstleistungen ab. Die nächste Ausschreibung wird voraussichtlich im Herbst 2025 erfolgen (um rechtzeitig vor Januar 2026 einen neuen Vertrag abzuschließen). IT-Unternehmen können sich darauf einstellen und haben einen klaren Zeitpunkt für ihre Akquise Bemühungen.

Einzelverträge: Keine starre Obergrenze Sowohl im europäischen als auch im nationalen Vergaberecht hat der Gesetzgeber keine verbindliche Grenze für die Dauer der Vertragslaufzeit bei Einzelverträgen erlassen. Es obliegt dem öffentlichen Auftraggeber zu bestimmen, welche Vertragslaufzeit für seinen Bedarf notwendig ist.

Die Vertragslaufzeiten sollten jedoch lang genug bemessen werden, um den Beschaffungszweck und den damit verbundenen Leistungsaufwand der Bieter zu rechtfertigen. Grundsätzlich gilt, dass die Laufzeit nicht kürzer, aber auch nicht länger bemessen sein darf, als es die Amortisierung der Investitionen und eine angemessene Verzinsung des eingesetzten Kapitals erfordert.

Die Vertragslaufzeiten variieren je nach Leistungsart erheblich: Dienstleistungsverträge (z.B. Reinigung, Catering, Wachdienste): Typisch 2-4 Jahre IT-Verträge: Typisch 3-5 Jahre (wegen technologischer Entwicklungen) Facility Management: Typisch 3-7 Jahre (wegen hoher Investitionen) Bauleistungen: Typisch 2-5 Jahre Lieferverträge (z.B. Büromaterial): Typisch 2-3 Jahre

Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsgrundsatz als Grenzen Als ungeschriebene Grenze für Vertragslaufzeiten gilt der Wettbewerbsgrundsatz. Ein Verstoß gegen diesen ist anzunehmen, wenn durch eine lange Vertragslaufzeit die künftige Vergabe vermieden werden soll. Besonders lange Laufzeiten können nur gerechtfertigt werden, wenn sie zwingenden Gründen des Gemeinwohls dienen und den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wahren.

Auftraggeber müssen abwägen zwischen: -> Effizienzgewinnen durch längere Vertragslaufzeiten (weniger häufige Ausschreibungen) -> Wettbewerbserhalt durch kürzere Laufzeiten (regelmäßige Marktöffnung) -> Wirtschaftlichkeit durch realistische Amortisierungszeiträume

Diese Abwägung führt zu typischen Vertragslaufzeiten von 3-5 Jahren, die sich als Standard etabliert haben.

1. Synchronisation durch gesetzliche Vorgaben Die rechtlichen Rahmenbedingungen führen zu einer gewissen Synchronisation von Vertragslaufzeiten. Wenn die Mehrzahl der Verträge eine Laufzeit von 3-5 Jahren hat, entsteht automatisch eine Wellenbildung:

Szenario: Eine Stadt führt in den Jahren 2020-2022 umfassende Neuausschreibungen in verschiedenen Bereichen durch (z.B. ausgelöst durch eine Verwaltungsreform oder neue Haushaltsvorgaben). Alle Verträge haben Laufzeiten von 4 Jahren.

Ergebnis: In den Jahren 2024-2026 stehen gleichzeitig alle diese Verträge wieder zur Neuausschreibung an. Es entsteht ein "Vergabe-Peak" eine Phase intensiver Ausschreibungstätigkeit.

2. Haushaltszyklen und Budgetplanung Öffentliche Haushalte folgen festen Planungszyklen: Jährliche Haushaltsplanung: -> Kommunen, Länder und Bund planen ihre Haushalte jeweils für ein Kalenderjahr -> Mehrjährige Finanzplanungen erfolgen typischerweise in 3-5-Jahres-Rhythmen

Auswirkungen auf Vergabezyklen: -> Viele Ausschreibungen erfolgen im Spätsommer/Herbst (für Vertragsbeginn im Folgejahr) -> Jahresanfang ist oft ruhiger (Budget ist gerade beschlossen, neue Verträge laufen an) -> Jahresende kann hektisch werden (Restbudget muss ausgegeben werden)

3. Organisatorische Abläufe bei Auftraggebern Vergabestellen arbeiten mit begrenzten personellen Ressourcen und folgen internen Prozessen:

Sequenzielle Vergabeprozesse: Oft werden Ausschreibungen nacheinander abgearbeitet, nicht parallel. Wenn mehrere Verträge etwa zeitgleich enden, werden sie dennoch gestaffelt ausgeschrieben.

Personalwechsel und Umstrukturierungen: Veränderungen in der Verwaltung können dazu führen, dass Ausschreibungen gebündelt oder verzögert werden, was wiederum die Zyklen beeinflusst.

4. Branchenspezifische Faktoren Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Vergabezyklen:

Gebäudereinigung: Kurze Laufzeiten (2-5 Jahre), Häufige Ausschreibungen , Starke saisonale Muster (oft Ausschreibung im Herbst für Vertragsbeginn Jahresanfang)

IT-Dienstleistungen: Mittlere Laufzeiten (3-5 Jahre), Technologiezyklen beeinflussen Neuausschreibungen Tendenz zur Bündelung (z.B. Stadt schreibt alle IT-Verträge gleichzeitig aus)

Bauleistungen: Variable Laufzeiten je nach Projektgröße , Oft projektbezogen, weniger zyklisch , Aber: Rahmenverträge für Bauunterhaltung folgen klaren Zyklen

Beratungsleistungen: Mittlere bis kurze Laufzeiten (2-4 Jahre), Oft durch Legislaturperioden beeinflusst (politische Projekte)

Vergabezyklen sind eine Realität des öffentlichen Auftragswesens, aber Sie müssen ihr nicht zum Opfer fallen. Mit systematischer Analyse, strategischer Planung und konsequenter Umsetzung können Sie Vergabezyklen von einem Problem zu einem Wettbewerbsvorteil transformieren. Beginnen Sie heute damit, die Zyklen in Ihrer Branche zu verstehen. Ihr zukünftiger Geschäftserfolg wird es Ihnen danken.

Dieser Artikel basiert auf Recherchen zu aktuellen vergaberechtlichen Rahmenbedingungen, Best Practices aus der Unternehmenspraxis und Erfahrungen aus hunderten Vergabeverfahren. Stand: Januar 2026

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Bei konkreten rechtlichen oder strategischen Fragen konsultieren Sie bitte spezialisierte Berater.