Mehr Zuschläge für öffentliche Ausschreibungen in der Gebäudereinigung
Schon wieder den Zuschlag nicht erhalten?
Reinigungsunternehmen, die auf öffentliche oder private Ausschreibungen setzen, stehen oft vor erheblichen Herausforderungen.
Auf den ersten Blick scheint es eine einfache Rechnung zu sein: Ausschreibung finden, Angebot abgeben, Auftrag gewinnen. Doch in der Realität gibt es zahlreiche Stolpersteine, die dazu führen, dass viele Unternehmen kaum Chancen auf den Zuschlag haben.
Wenn es schnell gehen muss..
Ob rechtliche Unsicherheiten, strategische Überlegungen oder Fragen zur Kalkulation – wir wissen, dass es bei Ausschreibungen oft schnell gehen muss.
Der Vertrieb ist wegweisend für die
Sicherheit eures Unternehmens
Doch ihr habt einfach keine Kapazitäten zur Gewinnung neuer Aufträge...
Euer Team ist ausgelastet mit bestehenden Kunden, und die Akquise neuer Aufträge bleibt oft auf der Strecke. Ohne eine starke Vertriebsstrategie bleiben lukrative Ausschreibungen und langfristige Großkunden unerreichbar.
Und euch geht einiges an Umsatz verloren, weil ihr nicht teilnehmt...
Jeden Monat gibt es Ausschreibungen – aber ohne ein gut aufgestelltes Vertriebsteam entgehen euch diese Gelegenheiten. Unternehmen, die professionellen Vertrieb betreiben, schnappen euch die besten Aufträge weg.
Ihr würdet gerne an Ausschreibungen teilnehmen, doch ihr wisst nicht wie...
Um an Ausschreibungen so teilzunehmen, dass man einen Zuschlag erhält, gibt es einige Details und Abläufe, mit denen man sich intensiv beschäftigen muss. Das im Tagesgeschäft zusätzlich abzubilden? ...anstrengend.
Ihr müsst im Kreis bleiben
Engpässe, verpasste Chancen, ungenutztes Wachstumspotenzial. Wenn ihr als Reinigungsunternehmen wachsen und euch am Markt behaupten wollt, braucht ihr einen leistungsstarken Vertrieb – doch der Aufbau ist teuer, riskant und langwierig.
Was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, mit der ihr sofort auf ein erfahrenes Vertriebsteam zugreifen könntet – ohne Risiko, ohne lange Wartezeiten und genau dann, wenn ihr es braucht?
Endlich wieder Zeit für euer Kerngeschäft.
Wir übernehmen den Papierkram und das Sammeln und Strukturieren von Unterlagen, damit ihr euch voll auf eure operative Exzellenz konzentrieren könnt.
Die richtigen Ausschreibungen frühzeitig erkennen.
Wir finden und prüfen relevante Ausschreibungen für euch und sortieren die aus, die für euch nicht passen.
Planbares Wachstum statt Projekt‒Hopping.
Überlasst nichts dem Zufall: Baut mit uns gemeinsam Strukturen auf, die Erfolg ‒ endlich planbar machen.
Maximale Flexibilität bei minimalem Risiko.
Nutzen Sie unser Expertenwissen genau dann, wenn Sie es brauchen.
Ihr habt Fragen ‒ wir haben Antworten:
Ob rechtliche Unsicherheiten, strategische Überlegungen oder Fragen zur Kalkulation – wir wissen, dass es bei Ausschreibungen oft schnell gehen muss.
Warum ihr uns vertrauen dürft:
Zahlen, die für uns sprechen
1.000+
Bearbeitete Ausschreibungen
Umfangreiche Erfahrung in verschiedensten Ausschreibungsarten.
30%
Durchschnittliche Zuschlagswahrscheinlichkeit
Durch tiefgreifendes Branchenwissen und durch digitale Softwarelösungen
25+
Jahre Erfahrung
Tiefgreifende Expertise bei Vergabeverfahren und Angebotserstellung.
Normaler Vertrieb von Reinigungsunternehmen
Vertriebsmitarbeiter, die 1‒2 mal im Jahr Ausschreibungen bearbeiten und Formfehler machen.
Fehlende Zeit, um sich wirklich mit Ausschreibungen zu beschäftigen.
Notwendigkeit Vertriebsmitarbeiter zu Vergabethemen zu schulen.
Schwierigkeit passende Ausschreibungen zu finden.
__________________________________
=verpasstes Umsatzpotenzial
=verpasstes Wachstum
= Unsicherheit und Kopfschmerzen
Vertrieb mit Bietercoach
Zertifizierte Vergabepraktiker, die jeden Tag Ausschreibungen bearbeiten und auf dem neusten Stand sind.
KI Analysen von Ausschreibungsunterlagen.
Kenntnis der gängigen Vergabeportale.
Zugang zu ausgearbeiteten Konzeptvorlagen.
Digitale Prozesse mit Microsoft.
_______________________________
= kontinuierliche digitale Prozesse zur Gewinnung von öffentlichen Aufträgen
= stabile Auftragslage
=Seelenfrieden
Ausschreibungen kosten euch jedes Mal zu viel Energie?
Unser Optimize Flow hilft euch, eure Prozesse so zu gestalten, dass Angebotserstellung leichter und reproduzierbar wird.
Mit praxiserprobten Tools, klaren Rollen und digitalen Workflows schaffen wir Flow statt Feuerlöschen.
Bietercoach Optimize Flow
€ - Retainer Basis auf Anfrage
Der OptimizeFlow ist ideal für alle, die nicht nur operative Unterstützung, sondern auch strategische Beratung und langfristige Prozessoptimierung suchen – und das entlang des gesamten Ausschreibungsprozesses.
Von der Identifikation passender Verfahren bis zur Angebotsabgabe und darüber hinaus: Wir schaffen klare Strukturen, die dauerhaft entlasten und Erfolge reproduzierbar machen.
Hierbei konnten wir bisher unterstützen
Wir wissen, wie sensibel Wettbewerbsvorteile und Kundennamen im öffentlichen Vergabemarkt sind. Aus diesem Grund nennen wir unsere Auftraggeber in den folgenden Beispielen nicht beim Namen.
Die Erfolge sind echt – die Identitäten geschützt.
Verpasste Ausschreibungen – und der Schmerz, davon erst später zu erfahren
Status Quo:
Ein regionales Reinigungsunternehmen hatte wiederholt erfahren, dass Aufträge „aus dem Nichts“ an Wettbewerber vergeben wurden. Später stellte sich heraus: Die Ausschreibungen waren öffentlich – nur wurden sie nicht rechtzeitig erkannt.
Unsere Lösung:
Wir implementierten ein gezieltes Ausschreibungsmonitoring mit regionalem Fokus, verbunden mit klaren Kriterien, wann eine Teilnahme sinnvoll ist. Die Ausschreibungen wurden nicht nur zugestellt, sondern strategisch bewertet.
Ergebnis:
Das Unternehmen konnte in nur 3 Monaten an 6 passenden Ausschreibungen teilnehmen – und gewann zwei davon. Heute gehört das Monitoring zu einem festen Bestandteil der internen Steuerung.
Der schleichende Verlust durch unterdeckte Aufträge
Status Quo:
Ein etablierter Anbieter war regelmäßig erfolgreich in Vergabeverfahren – aber das Ergebnis auf dem Konto passte nicht. Bei genauer Analyse stellte sich heraus: Viele Aufträge waren strukturell unterdeckt, insbesondere bei selten abgerufenen Positionen.
Unsere Lösung:
Wir führten eine systematische Wirtschaftlichkeitsprüfung je Ausschreibung ein, schulten die Kalkulationsteams und optimierten die Positionierung von Zusatzleistungen im Angebot.
Ergebnis:
Der Anbieter steigert seine Marge pro Auftrag um durchschnittlich 19 % – ohne einen einzigen Kunden zu verlieren.
Vom Privatkunden-Dienstleister zum Anbieter für den öffentlichen Sektor
Status Quo:
Ein Unternehmen war stark im Privatkundenbereich, jedoch durch hohe Fluktuation, begrenzte Volumina und viele Einmalleistungen stark belastet – viel Aufwand, wenig Planungssicherheit.
Unsere Lösung:
Wir entwickelten gemeinsam eine Strategie, sich auf öffentliche Ausschreibungen zu fokussieren. Innerhalb weniger Wochen war der erste Zuschlag da – mit nur einem Bruchteil des bisherigen Akquiseaufwands.
Ergebnis:
Das Unternehmen arbeitet heute zu gleichen Stundensätzen, aber mit 70 % weniger Vertriebsaufwand, weil Ausschreibungen gezielt vorbereitet und gewonnen werden.
Vom Subunternehmer zum gefragten Player
Status Quo:
Ein kleiner Dienstleister wurde jahrelang von großen FM-Konzernen „mitgeschleppt“, ohne eigene Kundenbindung. Aufträge kamen ad hoc, oft kurzfristig und schlecht bezahlt – der eigene Markenwert war gleich null.
Unsere Lösung:
Wir bauten Schritt für Schritt eine eigene Bieterstrategie auf, begleiteten die ersten Ausschreibungen vollumfänglich und halfen dabei, sich gezielt bei relevanten öffentlichen Stellen zu positionieren.
Ergebnis:
Heute gehört das Unternehmen zu den bekanntesten regionalen Anbietern, wird von Großunternehmen als Wettbewerber ernst genommen.
„Verdient man bei öffentlichen Ausschreibungen nicht nur noch über den Preis? Das lohnt sich doch nicht.“
Das ist ein weitverbreiteter Irrtum. Ja, es gibt Ausschreibungen mit ruinösen Preisen – aber genau deshalb ist die richtige Auswahl entscheidend.
Wir helfen Ihnen, nur die Verfahren zu identifizieren, bei denen nicht der billigste Anbieter, sondern der wirtschaftlichste gesucht wird.
Mit unserer Hilfe verstehen Sie, wo Preis nur ein Teil der Wertung ist – und wie Sie mit kluger Angebotsstrukturierung trotzdem profitabel bleiben.
„Muss ich bei öffentlichen Ausschreibungen nicht unter Deckung kalkulieren, um überhaupt eine Chance zu haben?“
Nicht, wenn Sie wissen, was Sie tun.
Viele Positionen in Leistungsverzeichnissen dienen nur der Budgetfixierung und werden im Betrieb gar nicht oder nur teilweise abgerufen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Positionen strategisch kalkulieren und gezielt Nebenleistungen so anbieten, dass Sie flexibel bleiben und trotzdem gewinnen.
Zudem optimieren wir gemeinsam Ihre internen Prozesse – denn manchmal liegt der Gewinn nicht im Angebot, sondern in der Umsetzung.
„Der Aufwand ist doch riesig – Nutzer, Objekt, Vergabestelle – das ist alles zu riskant.“
Öffentliche Vergaben wirken auf den ersten Blick komplex – aber mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite wird vieles planbar.
Unser Prozess hilft Ihnen, nur dort Angebote abzugeben, wo Aufwand und Chance in gutem Verhältnis stehen.
Und: Anders als private Kunden können öffentliche Auftraggeber nicht einfach kündigen, weil „das Gefühl nicht stimmt“. Sie bieten mehr Sicherheit, längere Laufzeiten und garantierte Zahlungen.
„Wenn man noch keine Referenzen hat, hat man doch gar keine Chance.“
Es ist richtig, dass Referenzen in vielen Ausschreibungen ein wichtiges Eignungskriterium sind. Aber: Das Vergaberecht sieht ausdrücklich vor, dass auch junge oder neu gegründete Unternehmen eine faire Chance erhalten müssen. Deshalb gibt es mittlerweile klare Regelungen und Ausnahmen für Bieter, die noch keine oder nur eingeschränkte Referenzen vorweisen können.
„Eine Beantwortung mit ‚Nein‘ führt NICHT automatisch zum Ausschluss vom Verfahren. Falls die Erfüllung dieses Kriteriums nicht möglich ist (z. B. als ‚Newcomer‘), sind auf einem Beiblatt die Gründe hierfür darzulegen und darzustellen, warum die technische und berufliche Leistungsfähigkeit trotzdem gegeben ist.“
Das bedeutet: Auch ohne konkrete Referenzen darf man sich bewerben. Wichtig ist dann, dass man glaubhaft darlegt, wie man die geforderte Leistung trotzdem zuverlässig und qualifiziert erbringen kann.
Das kann zum Beispiel über andere Nachweise geschehen, wie:
Projektleiter mit Erfahrung
qualifiziertes Fachpersonal
vergleichbare Leistungen außerhalb des Referenzzeitraums
eigene Konzepte, Zertifizierungen oder Ausbildungen
„Ich arbeite lieber mit kleinen Kunden – Gemeinden sind doch viel zu bürokratisch.“
Tatsächlich sind Gemeinden oft bessere Kunden als kleine Betriebe: Sie zahlen pünktlich, kündigen nicht grundlos und sichern Ihnen Aufträge über Jahre.
Ein durchschnittlicher Gewerbekunde hat vielleicht ein Büro – eine Gemeinde hat: Schulen, Kitas, Bauhöfe, Turnhallen, Rathäuser, Feuerwehrhäuser.
Wenn Sie einmal drin sind, ergeben sich kontinuierlich Folgeaufträge, oft auch freihändig vergeben – ohne erneutes Ausschreibungsverfahren.
„Der öffentliche Markt ist nicht mein Ding.“
Verständlich. Das dachten viele unserer Kunden auch – bevor sie ihren ersten Zuschlag erhalten haben.
Heute sichern sie sich damit 6-jährige Aufträge, monatliche Einnahmesicherheit und wachsen ohne Kaltakquise.
Der öffentliche Markt ist keine Nische – er ist ein Wachstumsmotor. Und wir helfen Ihnen, ihn strategisch zu nutzen.
häufige fragen
Was Sie wissen sollten
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu unseren Dienstleistungen.
Wie sind meine Daten bei euch geschützt?
Wir sind nach ISO 27001 zertifiziert und nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Unsere IT-Infrastruktur ist umfassend geschützt, oft besser als in vielen Unternehmen selbst. Es kommt nicht selten vor, dass Mitarbeiter zur Konkurrenz wechseln und wichtiges Know-how mitnehmen – bei uns sind Ihre Geschäftsgeheimnisse sicher.
Arbeitet ihr für mehrere Firmen gleichzeitig bei derselben Ausschreibung?
Unsere Lösung soll möglichst vielen Unternehmen helfen – und genau deshalb stellen wir unser Wissen und unsere Unterstützung grundsätzlich mehreren Auftraggebern parallel zur Verfügung. So schaffen wir Mehrwert im Markt.
Wer darüber hinaus auf absolute strategische Exklusivität Wert legt, kann sich unsere Kapazitäten für ein klar definiertes Marktsegment und eine Region optional exklusiv sichern.
Diese Option eignet sich besonders für Unternehmen, die auf nachhaltige Wettbewerbsvorteile setzen, Ausschreibungen strategisch führen – und sich die volle Fokussierung auf ihre Marktposition wünschen.
Wie lange dauert es, bis ich mit euch meinen ersten Auftrag gewinne?
Das ist schwer pauschal zu beantworten, aber mit unserer Unterstützung geht es deutlich schneller, als wenn Sie es alleine versuchen. In der Regel sind die ersten Erfolge nach etwa 3 Monaten zu verzeichnen.
Wie oft sind wir mit euch im Kontakt?
So oft wie nötig, aber so selten wie möglich. Ihre Zeit ist wertvoll, und Sie sollen sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dafür sind wir da. Wir halten Sie jedoch stets über alle wichtigen Entwicklungen auf dem Laufenden.
unser Compliance Ansatz
„Ich möchte nicht, dass mein Berater gleichzeitig auch meinen regionalen Wettbewerber unterstützt!“
Deshalb bieten wir die Möglichkeit, sich Exklusivität aktiv zu sichern.
Ein Markt – ein Mandat = Exklusivität
Unsere Lösung soll möglichst vielen Unternehmen helfen – und genau deshalb stellen wir unser Wissen und unsere Unterstützung grundsätzlich mehreren Auftraggebern parallel zur Verfügung. So schaffen wir Mehrwert im Markt.
Wer darüber hinaus auf absolute strategische Exklusivität Wert legt, kann sich unsere Kapazitäten für ein klar definiertes Marktsegment und eine Region optional exklusiv sichern.
Diese Option eignet sich besonders für Unternehmen, die auf nachhaltige Wettbewerbsvorteile setzen, Ausschreibungen strategisch führen – und sich die volle Fokussierung auf ihre Marktposition wünschen.
Zu viele Ausschreibungen – und zu wenig Zeit?
Mit unserem Capacity Boost unterstützen wir euch dabei, mehrere Angebote gleichzeitig effizient und strukturiert umzusetzen.
Wir bringen Ordnung, Struktur und Geschwindigkeit in euren Angebotsprozess – damit ihr nicht den Überblick verliert und trotzdem punktgenau abliefert.
Bietercoach Capacity Boost
€ - Fester Stundensatz
Der Capacity Boost ist ideal, wenn ihr kurzfristig Unterstützung durch erfahrene Vergabepraktiker braucht – sei es zur Entlastung bei mehreren Ausschreibungen, oder zur operativen Angebotserstellung.
Je nach Bedarf bieten wir euch volle Flexibilität und klare Kostenkontrolle.
